ゴルフコンペの幹事さん必見！仕事の流れや案内状の準備、書き方を解説

「今度、会社の接待でゴルフコンペの幹事になってしまった。どうしよう！」
今、このページを見ているあなた。ゴルフコンペの幹事になってしまってどうしたらいいか困っていませんか。

このページでは、ゴルフコンペの幹事の仕事の流れや案内状の書き方について紹介します。流れや方法を把握すれば、取引先やお客様に恥ずかしい場面を見せなくて済み、好感度が上がるでしょう。ぜひ、一読下さい。

ゴルフコンペ幹事の仕事内容は？

ゴルフコンペの幹事を務める際の仕事内容を紹介します。開催2ヶ月前からの想定で、仕事の流れを以下説明しているので参考にしてみて下さい。

《開催2ヶ月前》出欠確認

最初は、コンペの参加者を確認しましょう。

出欠を確認しておくと、当日ゴルフコースを回る際のメンバー組み合わせを考えやすくなるのです。出欠の意思について案内状を送付して返答を待ちます。

《開催2ヶ月前》ゴルフ場や会食会場、開催日時の決定

参加者の出欠確認と同時に、あらかじめ開催日時を決定し、ゴルフ場や会食会場を選定しましょう。同時に、参加費の予算も検討します。

参加するメンバーのゴルフのプレーレベルによって、予約するゴルフ場を工夫する必要が発生します。加えて、開催時期によってゴルフ場を予約する費用が異なる場合があるので注意が必要です。

また、会食会場や賞品を用意する費用が必要となるので、予算に組み込む必要があります。
参加者の参加費用回収方法も含めて検討しておきましょう。

《開催1ヶ月前》組み合わせの決定・賞品の準備

参加者と日程、会場、予算が決まったら、ゴルフコースを回るメンバーの組み合わせと、優勝や参加記念の賞品を準備しましょう。

メンバーの組み合わせは以下の項目を考慮して組み合わせるといいでしょう。

 ゴルフの上手さ（組み合わせが初心者同士にならないようにする）
 年齢層、性別
 関係性（例:会社の上司、取引先やお客様）

プレー前とプレー後に準備が必要な女性を最初、あるいは最後の組み合わせにいれないようにする、初めて参加する人は知り合いと同じ組み合わせになるように工夫するといいでしょう。幹事自身は最初もしくは最後の組み合わせに入って、段取りをスムーズにできるようにします。

加えて、ゴルフのプレー経験があって上級レベルの参加者に、組み合わせのリーダーをお願いしましょう。プレーの進め方や、スコアの回収に協力してもらえるので、幹事の仕事の負担を軽くできるからです。

また、賞品の準備も同時に行います。優勝賞品や参加賞、場合によってドラコン賞やニアピン賞等の項目を設けているならば、応じた商品の準備が必要です。予算に応じて準備しましょう。

《開催２週間前》最終的な案内状の送付

組み合わせや賞品が決まったら、正式な案内状を参加者に送付します。案内状を送付すれば、参加者に詳細が伝わるので当日の進行がスムーズになるメリットがあるからです。忘れずに送付しましょう。

ゴルフコンペの案内状、書き方のコツは？

ゴルフコンペの案内状を書く際は、以下の項目に注意して記入しましょう。

・時候のあいさつは開催時期に応じて変える
・遅くとも開催の１ヶ月前には先方に届くように送付する
・会場や、会費等の詳細は明確に記入する
・案内状を送った後は、出欠確認を再度電話等で連絡して確認する

【ゴルフコンペ案内状】の例

以下、ゴルフコンペの案内状について、一例をひな形にて挙げてみました。参考にして案内状を作成し、参加者に送付しましょう。

この項目では、返信用はがきを同封した想定で記述しています。

第○回　新春ゴルフコンペのご案内

拝啓、新春とはいえ厳しい寒さが続く毎日ですが、いかがお過ごしでしょうか。平素は格別のご支援を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、恒例となりました弊社主催の新春ゴルフ大会を、本年も下記の通り開催いたします。ゴルフ好きの皆様に多数ご参加いただけますように、心よりお願い申し上げます。

なお、競技終了後、心ばかりではございますが、成績発表もかねた懇親会を予定しております。商品も多数ご用意いたしておりますので、ご出席をよろしくお願い致します。

敬具

●開催日時
○月○日（○）
集合時間　9:00
開始時間　10：00

●開催会場
○○○ゴルフ場（別添え地図参照）

ゴルフ場住所・TEL

●懇親会
同日、同クラブ内レストランにて16:00より開始予定
（立食式、バイキング形式なども付け加えると尚良し）

●参加費用
（プレー費用や参加費用を記入する）
プレー費、売店使用等は各自でご精算下さい。

誠に恐れ入りますが、○月○日までに同封の返信用はがきにてご出欠をお知らせいただきたく、お願い申し上げます。追って詳細を記載いたしました招待状をお送りいたします。

以上

コンペが中止になった場合は？

台風や天候不良が生じやむを得ずコンペを中止とする場合、必ず参加者宛に中止の案内状を送付しましょう。

以下の内容について案内状に記入します。

・「台風○号が接近する予報を受け、安全を考慮した結果～」等の中止理由を添える
・延期の場合は、文末に後日開催する旨を記入する。

ゴルフコンペの幹事、マナーを守って務めよう

ここまで、ゴルフコンペの幹事の仕事内容、案内状の書き方を紹介してきました。
以下、このページで紹介してきたまとめとなります。

・周りの参加者にも協力を得ながら効率よくコンペの準備、開催を進める
・案内状を早めに送付し、参加者の確認と会場の確保をする
・案内状の内容は、形式を守って失礼のないように記入する
・中止時の対応も忘れずに済ませる

幹事だけでは立ち回らない面もあるので、ゴルフ経験のある参加者にも協力をしてもらいコンペがスムーズに進行するように心がけましょう。

開催の案内状を早めに送付し、出欠の確認をして、予約先のゴルフ場等に予約人数を正確に伝えられるようにしましょう。くれぐれも、案内状の内容は取引先やお客様に失礼のない文面で記入します。

また、中止時の対応も迅速かつ丁寧に行いましょう。対応を怠ると、取引先やお客様の好感度が下がるからです。

このページで紹介してきた内容を参考にして、気持ちのいいゴルフコンペができるように心がけてみましょう。